Aqualaiset sorvin äärellä: Controller Saila puhuu talouden kieltä
08.05.2023 08:38
Tänään aamu alkaa lehtikuohulla lähestyvän vapun kunniaksi. Minun ei tarvitse kuitenkaan yksin kippistellä, sillä olen istahtanut controllerimme Sailan työhuoneeseen tavoitteenani selvittää, mitä hän työpäivisin oikein tekeekään. Google kertoo, että controller on organisaation sisäisen laskennan ja liiketoimintatiedon asiantuntija. Kontrolloiva asiantuntija? Siitä otan tänään selvää. Olen nimittäin pitänyt Sailaa aina rauhallisena ja hyväntuulisena talouden osaajana.
Sailan työaamut alkavat usein puoli yhdeksän korvilla joko etänä tai fyysisesti toimistolla. Saila myöntää olevansa iltavirkku, joka ennemmin venyttää työpäiväänsä iltapäivästä kuin herää kukonlaulun aikaan. Sailan työ on yksi niistä, mitä voi tehdä oikeastaan aikaan ja paikkaan katsomatta. Ilman taloustaitoja, tarkkuutta, tietokonetta ja toimivaa nettiyhteyttä työt eivät kuitenkaan onnistu. Saila nimittäin työskentelee hallinnon tiimissä, jossa seurataan ja raportoidaan konsernin taloutta.
Saila vastaa Lahti Aquan pääkirjanpidosta, joka koostuu eri osa-alueista eli osakirjanpidoista kuten esimerkiksi myynti- ja ostoreskontrasta. Konkreettisesti Sailan työ on sähköisistä järjestelmistä talouslukujen seuraamista sekä eri osa-alueiden täsmäytystä useiden eri järjestelmien ja kirjanpidon välillä. Pyydän Sailaa tarkentamaan ja kysyn uudelleen, mitä hän siis konkreettisesti tekeekään.
– Päätehtäväni liittyvät kirjanpitoon, raportointiin ja verotukseen. Koostan esimerkiksi kuukausittain tulosraportin, jossa käsitellään yhtiöiden ja konsernin tulos kuluvalla hetkellä. Analysoin tulosta, etsin ja tutkin mahdollisia poikkeamia ja raportoin niistä tarvittaessa eteenpäin, Saila kuvailee.
Yleensä kaikki täsmää, mikä kertoo siitä, että työt on tehty huolella. Sailalle onkin ominaista työskennellä erilaisten lukujen parissa, ja hän mainitsee työstävänsä mieluummin numeroita kuin kirjoittavansa tekstiä.
Täsmäytys turvaa taloustietojen oikeellisuuden
Tulosraportti on tärkein talouden tilaa kuvaava yhteenveto, jonka laatimisesta Saila siis vastaa. Raportille tiedot kerätään taloushallintajärjestelmä Netvisorista. Netvisor otettiin käyttöön Lahti Aqualla alkuvuodesta 2022 ja se on ollut merkittävä harppaus exceleiden solumaailmasta kohti digitaalista taloustietojen hallintaa. Uuden järjestelmän käyttöönoton myötä raportoinnista on tullut joustavampaa ja taloustietojen hallinta on sähköistynyt.
Saila kuitenkin muistuttaa, että hallintotiimin jokaisen jäsenen työpanosta tarvitaan, jotta raportille saadaan tarvittavat tiedot koostettua.
– Esimerkiksi ostolaskujen käsittely kuuluu tiimimme talousasiantuntijoiden työnkuvaan. Lisäksi maksuliikenne- sekä tilioteasioista vastaa tiimimme kolmas talousasiantuntija, jonka tehtäväkenttään sisältyy myös HR-tehtäviä. Mitä asiakkaiden vesilaskutuksen hallinnointiin tulee, siitä vastaa kokonaan asiakaspalvelu, Saila luettelee.
Kaiken edellä mainitun jälkeen Sailan tehtävänä on varmistaa, ettei mikään lasku tai euro ole jäänyt bittiavaruuteen. Tätä kutsutaan täsmäytykseksi, millä tarkoitetaan sitä, että luvut kirjanpidon ja eri järjestelmien välillä ovat yhtenäiset. Täsmäytys on Sailalle päivittäistä työtä, mikä mahdollistaa kirjanpidon ja talousraportointien sujuvan yhteen kokoamisen. Yhden kuukauden kirjanpidon ja raporttien laatimiseen Sailalta kuluu noin viikko. Kun työ on saatu valmiiksi, lähtevät raportit yhtiön johdolle ja hallitukselle. Tämä tapahtuu kuukausittain. Lisäksi taloudesta raportoidaan neljä kertaa vuodessa omistajalle eli Lahden kaupungille kvartaaliraportoinnin muodossa.
Tammikuu on controllerin kiireisintä aikaa
Sailan vuoden kiireisin ajanjakso sijoittuu heti alkuvuoteen, jolloin laaditaan tilinpäätös. Tähän tarvitaan koko hallintotiimin työpanosta, jotta tilinpäätös saadaan valmiiksi sovitussa aikataulussa. Toimiva yhteistyö on kaiken edellytys, ja myös kiireen keskellä erilaisista näkemyksistä keskustellaan porukalla.
– Vaikka kirjanpito ei luovaa työtä olekaan, niin tulkinnanvaraisia asioita kuitenkin löytyy. Näistä on tärkeää voida keskustella avoimesti tiimin sisällä, Saila mainitsee.
Esimerkiksi verotuksen kiemurat aiheuttavat toisinaan päänvaivaa. Poikkeukselliset verotuskäsittelyt kun eivät ole osa Sailan jokapäiväistä työtä, on niihin liittyviä asioita hyvä pohtia yhdessä. Muutoin Saila on sujut myös verokarhun kanssa. Kuukausittain työpöydällä on esimerkiksi verottajalle tehtävät arvonlisäveroilmoitukset sekä biokaasun osalta tehtävät valmisteveroilmoitukset. Lisäksi Sailan tehtävänä on raportoida vuosittain yhtiöiden tuloveroilmoitukset sekä valmisteveroilmoitukset sähköveron osalta.
Järjestelmät syrjäyttäneet mapit työpöydältä
Saila on koulutukseltaan tradenomi ja valmistunut vuonna 2015 Lahden ammattikorkeakoulusta. Tämän vuoden helmikuussa hänellä tuli kolme vuotta täyteen Lahti Aqualla. Saila ennätti aloittaa työt vuonna 2020 juuri hetkeä ennen kuin korona levittäytyi Suomeen. Perehtyminen uuteen työhön ja tutustuminen työkavereihin jäi vain muutaman viikon mittaiseksi, kunnes laaja etätyösuositus muutti työntekotapoja myös Lahti Aqualla. Sosiaalinen aspekti jäi todella vähälle ja kaikki kommunikointi siirtyi pääasiallisesti teamsiin. Siksi koronavuosien jälkeen töihin olikin fyysisesti kiva palata. Saila kertoo, että mukava lisä oli myös se, että pandemian jälkeen pääsi palaamaan uusiin toimitiloihin. Saila antaakin kiitosta uusista tiloista ja omasta työhuoneesta, jossa on ollut ihanteellinen työrauha controllerin tarkkuutta ja keskittymistä vaativan työn tekemiseen. Sailan ovi on kuitenkaan harvoin kiinni ja mikäli näin on, on se merkki käynnissä olevasta palaverista tai puhelusta.
Kiinnitän huomiota Sailan siistiin työpöytään, jossa ei makaa mappeja tai paperipinoja. Saila kertoo, että taloustietoja tarkastellaan nykyään vain tietokoneelta eri järjestelmiä hyödyntäen. Järjestelmäuudistukset ovatkin olleet isossa roolissa Lahti Aqualla työskennellessä.
– Järjestelmät ovat todella ketteriä ja joustavia. Tämä on mahdollistanut sen, että taloustiedot ovat helposti saatavilla ja jalostettavissa sekä osa toiminnoista on myös automatisoitavissa, jolloin vältytään manuaalisilta työvaiheilta, Saila kertoo.
Saila hakee tarvitsemaansa tietoa mm. käyttöomaisuuskirjanpidon ohjelmasta, raportoinnin työkalusta sekä myyntireskontran ja palkanlaskennan portaalista. Lisäksi Sailan käytössä on pienempiä sovelluksia esimerkiksi kulukorvaustositteiden käsittelyä varten. Näitä tietoja hän tarvitsee koostaessaan kirjanpitoa.
Sailaa voi siis pitää eräänlaisena talouden portinvartijana, joka hahmottaa toimintoja kokonaisvaltaisesti ja on perillä talouden tilannekuvasta. Kun kysyn Sailalta, mitä asioita hän pitää omassa työssään parhaina puolina, heijastuu vastauksesta tyytyväisyys omaan työhön.
– Koen, että minua pidetään asiantuntijana ja työpanostani arvostetaan. Yksin ei tarvitse puurtaa, vaan tiimini tuki on aina läsnä. Mukavaa myös on, että voin itse suunnitella työpäiväni kulun. Olen saanut vastuuta ja minulla on tunne, että minuun luotetaan.
Loppupäivästä hallinnon tiimi on suuntaamassa tiimipäivän viettoon. Kun korona-aikana tutustuminen myös omiin tiimikavereihin oli pääasiassa teams-palluroiden varassa, on viimeisimmän vuoden aikana ollut mukavaa päästä tiimiytymään myös livenä. Iltapäivä vierähtää siis syömässä ja keilaamassa. Alkuillasta Saila aikoo kuitenkin suunnata valmistautumaan lähestyvän vapun viettoon. Vappuhatut ja -asusteet onkin jo kaivettu kaapista päivän viimeistä teams-palaveria varten. On mukavaa huomata, että vaikka talousihmiset ovatkin pääasiassa asiapitoisten työtehtävien kanssa tekemisissä ja jokainen on tarkka omassa työssään, niin silti ei olla tylsiä ja harmaita toimistoihmisiä, vaan huumorintajuakin löytyy. Vapaa-ajalla Saila mieluusti viettää aikaa ystäviensä kanssa. Niin myös tulevana vappuna, jolloin ohjelmassa on kuulemma ainakin perinteinen vappubrunssi.
