Ilmoituskanavan tietosuojaseloste

Lahti Aqua Oy:n ilmoituskanavan tietosuojaseloste

1 Yleistä

Lahti Aqua Oy (jäljempänä ”Yhtiö” tai ”Me”) on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme väärinkäytösilmoitusten käsittelyyn (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä antaa tietosuojavastaavamme Pekka Liukkonen, pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi.

Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Pyrimme käyttämään kohtuullisia keinoja ilmoittaaksemme sinulle mahdollisista muutoksista ja niiden vaikutuksista hyvissä ajoin etukäteen. Kehotammekin sinua tarkastamaan tämän tietosuojaselosteen aina saatuasi tiedon sitä koskevista muutoksista. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 4.3.2022.

2 Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Nimi: Lahti Aqua Oy
Osoite: Satamakatu 4, 1541 Lahti
Puhelin: 03851590
Y-tunnus: 0950563-8

Lahti Aqua Oy:n tietosuojavastaava:
Pekka Liukkonen
pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi
+358 50 351 6263

3 Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä väärinkäytösten ilmoituskanavan kautta väärinkäytösilmoituksia tehneiden (jäljempänä myös ”Sinä”) henkilötietoja.

4 Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä seuraavia väärinkäytösilmoituksia tehneiden ja niitä käsittelevien henkilötietoja:

• ilmoittajan nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero. Ilmoitus voidaan tehdä myös anonyymisti.
• ilmoittajan itsensä antamat muut tiedot, kuten tiedot epäiltyyn väärinkäytökseen liittyen (ml. epäillyn väärinkäytöksen tapahtuma-aika ja -paikka)
• ilmoittajan ja Lahti Aquan Oy:n välisen anonyymin kommunikaation mahdollistavat tiedot.

Lisäksi tietoja tallentuu kanavan kautta tulevien ilmoitusten käsittelijöistä, kuten nimi, sähköpostiosoite ja lokitiedot järjestelmän käytöstä.

5 Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Rekisteriin tallennettavien tietojen ensisijainen tietolähde on ilmoituksentekijä itse. Lisäksi tietoja syntyy väärinkäytösilmoitusten käsittelyprosessista.

6 Henkilötietojesi käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Anonyymiin ilmoituskanavaan voi tehdä ilmoituksen antamatta itsestään tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa. Mikäli ilmoittaja antaa tietonsa tai tekee ilmoituksen toisesta henkilöstä, henkilötietojen käsittelyä tehdään laittoman tai eettisten periaatteiden vastaisen toiminnan tunnistamiseen ja selvittämiseen sekä mahdolliseen viranomaisen esitutkintaan saattamiseen sekä tutkinnan vaiheiden seurantaan. Lisäksi tietoja voidaan käyttää valvonnan kehittämiseen, analysointiin ja tilastointiin.

Henkilötietojen käsittely perustuu lakiin (sen jälkeen, kun direktiivin (EU) 2019/1937, ns. Whistleblower-direktiivin kansallisen täytäntöönpanon laki on astunut voimaan) sekä Lahti Aquan oikeutettuun etuun.
Ilmoituskanava on tapa valvoa Lahti Aquan toiminnan laillisuuden ja eettisten periaatteiden toteutumista. Ilmoituskanavan kautta on mahdollista saada tärkeää ja systemaattista tietoa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja -rikkomuksista sekä reagoida niihin ajoissa.

Emme jatkokäsittele henkilötietojasi muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.

7 Henkilötietojesi säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietojasi palvelukumppaneillemme ja alihankkijoillemme, jotka tuottavat meille ilmoituskanavan järjestelmä- ja tukipalveluita.
Huolehdimme kumppaneidemme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.
Mikäli anonyymi ilmoitus edellyttää tarkempaa selvittämistä ja ilmoituksessa on annettu henkilön tietoja, henkilötietoja voidaan luovuttaa organisaation nimetyille sisäisestä tutkinnasta vastaaville tahoille.
Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille ja poliisille, kuitenkin vain siltä osin, kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

8 Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9 Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Tämän selosteen mukaisia henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin ne ovat tarpeellisia ja rekisterinpitäjä hyödyntää niitä ilmoitettuihin käsittelytarkoituksiin liittyvässä toiminnassa.

Lähtökohtaisesti ilmoituksia ja mahdollisesti ilmoitukseen liittyviä henkilötietoja säilytetään 2 vuotta tutkinnan päättymisen jälkeen. Mikäli asia etenee tuomioistuimeen ja käsittely tuomioistuimessa edellyttää pidempää säilytysaikaa, säilytetään tietoja oikeuskäsittelyn edellyttämän ajan. Aiheettomat ilmoitukset anonymisoidaan välittömästi, mikäli ilmoituksessa on annettu henkilötietoja.

10 Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojesi poistamista;
• vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
• saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
• vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

11 Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta. Käsiteltävien henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, roolin mukaisten käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Lahti Aquan määrittelemät henkilöt, jotka ovat Lahti Aquan palveluksessa, sekä Lahti Aquan toimeksiannosta rekisterin ja siihen liittyvien tietojärjestelmien ylläpitämiseen tai kehittämiseen osallistuvat kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla. Jokainen käyttäjä on allekirjoittanut salassapitositoumuksen.

12 Yhteydenotot

Kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse tietosuojavastaavalle Pekka Liukkoselle osoitteeseen pekka.liukkonen@lahtiaqua.fi. Voit myös ottaa meihin yhteyttä verkkosivuston palaute- ja yhteydenottotoiminnon kautta, henkilökohtaisesti toimipisteissämme tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Lahti Aqua Oy
Pekka Liukkonen
Satamakatu 4
1541 Lahti