Tietosuojaseloste

1. Rekisterin nimi

Lahti Aquan asiakasrekisteri

2. Yleistä

Lahti Aqua Oy on sitoutunut huolehtimaan sen hallussa olevien henkilötietojen luottamuksellisuudesta ja tietosuojasta. Tämä tietosuojaseloste soveltuu henkilötietoihin, joita keräämme asiakasrekisteriimme (jäljempänä ”Rekisteri”) liittyen. Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan keräämiämme henkilötietoja ja niiden käsittelyä. Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 15.5.2018.

3. Rekisterinpitäjä

Rekisterinpitäjä: Lahti Aqua Oy
Osoite: Satamakatu 2, 15141 Lahti
Puhelin: 03 851 590
Sähköpostiosoite: lahtiaqua@lahtiaqua.fi
Y-tunnus: 0950563-8
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Soile Toivonen
Sähköpostiosoite: soile.toivonen@lahtiaqua.fi
Tietosuojavastaava: Kimmo Laahanen
Sähköpostiosoite: kimmo.laahanen@lahtiaqua.fi
Rekisterin tekninen ylläpitäjä (käsittelijä): Accountor Enterprise Solutions Oy (1445967-2)
Nuijamiestentie 3 C, 00400 Helsinki

4. Kenen henkilötietoja keräämme?

Käsittelemme Rekisterissä asiakkaidemme, asiakkaidemme vuokralaisen tietoja sekä yritysasiakkaiden edustajien henkilötietoja.

5. Minkä tyyppisiä henkilötietoja keräämme?

Rekisteröidyltä tallennetaan seuraavat tiedot:

  • asiakkaan nimi, osoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, Y-tunnus
  • mahdolliset yhteyshenkilöt (mm. asioidenhoitaja, isännöitsijä) ja heidän nimensä, osoitteensa sekä puhelinnumeronsa
  • asiakkaan / maksajan tilitiedot, laskutustiedot, maksutilannetiedot
  • palvelun kohteena olevan kiinteistön nimi- ja osoitetiedot, kiinteistötunnus, rekisterinumero, kiinteistötyyppi, liittymistiedot, liittymismaksut sekä tonttijohtomaksut sekä näihin liittyen mahdolliset lisätiedot
  • sopimustiedot sekä vanhan laskutusperusteen tiedot
  • vesimittaritiedot sekä lukemahistoria ja vedenkulutustiedot
  • sekä muita vastaavia asiakkuuden hoitamisen ja ylläpitämisen kannalta tarvittavia tietoja

6. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään?

Saamme rekisteriin kuuluvia henkilötietoja seuraavista lähteistä: ensisijaisesti rekisteröidyiltä itseltään (esim. liittymissopimuksen solmimisen yhteydessä, mittarinlukukortista saadut henkilötiedot, yhteydenottopyynnöt verkkosivujemme kautta) sekä asiakkaan edustaman yrityksen ja Lahti Aquan välisistä asiakassopimuksista. Lisäksi saamme tietoja asiakkaistamme väestörekisterikeskuksesta sekä muilta asiakassuhteen hoitamiseen liittyviltä yhteistyökumppaneilta tai heidän palveluistaan (esim. kiinteistö- ja rakennusrekisteri, maistraatti, postin osoitepalvelu sekä yritys- ja yhteisötietojärjestelmä).

7. Henkilötietojen käsittelyn peruste, käyttötarkoitukset ja vaikutukset

Henkilötietojen käsittelyn peruste on tapauksesta riippuen alla mainittuihin käyttötarkoituksiimme perustuva sopimussuhde Lahti Aquan tai Hollolan vesihuoltolaitoksen kanssa. Näitä ovat mm. sopimuksen täytäntöönpano sekä lakimääräinen velvoite hoitaa kaupungin/kunnan vesi- ja viemärilaitostoiminta lakien (vesihuoltolaki) ja viranomaismääräysten mukaisesti. Varautumissuunnitelma ja hätäviesti-ilmoitukset asiakkaille ovat vesihuoltolain velvoite, ja ne sisältävät henkilöiden ja yritysten sekä viranomaisten yhteyshenkilöiden tietoja. Suoritamme myös asiakastyytyväisyyskyselyjä sekä tarvittaessa voimme koota tilastoja, jotka sisältävät henkilötietoja.
Emme jatkokäsittele henkilötietoja muihin kuin tässä selosteessa todettuihin tarkoituksiin.
Hollolan vesihuoltolaitos on siirtänyt sopimuksella asiakassuhteiden hoidon Lahti Aqua Oy:lle.

8. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot kolmansille osapuolille

Voimme siirtää henkilötietoja yhteistyökumppaneillemme ja alihankkijoillemme. Tällä hetkellä yhteistyökumppaneitamme ovat Accountor Enterprise Solutions Oy (asiakastietojen ylläpito, laskutus ja kirjanpito), Enfo Oyj (konesalipalvelut), M-Files Oy (dokumenttienhallinta), Ropo Capital Oy (maksunvalvonta ja perintä), Profit Software Ltd (liiketoiminta-analytiikka), Trimble Oy (verkkotietojärjestelmä) ja Geniem Oy (ekstranet-palvelu).
Yhteistyökumppanimme ja alihankkijamme voivat käsitellä henkilötietoja vain lukuumme suoritettavia asiakassuhteen hoitamiseen tai ylläpitoon liittyviä tehtäviä varten. Varmistamme aina, että yhteistyökumppanimme eivät käsittele siirrettäviä henkilötietoja mitään muita tarkoituksia varten.
Henkilötietoja ei pääsääntöisesti luovuteta Lahti Aqua Oy:n ulkopuoliseen käyttöön. Erillisestä vaatimuksesta rekisterissä olevia tietoja voidaan luovuttaa vain viranomaisille ja poliisille: kuitenkin vain siltä osin kuin tiedot ovat tarpeen lakiin perustuvan valvonta- tai muun tehtävän suorittamiseksi.

9. Henkilötietojesi siirrot EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Me emme siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

10. Henkilötietojen säilyttämisen periaatteet

Tällä hetkellä käytössä olevassa asiakastietojärjestelmässä henkilötiedot säilytetään pysyvästi. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen henkilötiedot passivoidaan. Muita, kuin liittymiseen liittyviä laskutustietoja säilytetään 10 vuotta. Henkilötietoja voidaan joutua säilyttämään myös tätä kauemmin, mikäli sovellettava lainsäädäntö tai meitä sitovat sopimusvelvoitteet kolmansia osapuolia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Lahti Aqua Oy säilyttää liittymis- ja käyttösopimukset, erillisjätevesisopimukset, liitoskohtalausunnot sekä osan kiinteistön vesi- ja viemärisuunnitelmista tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

11. Rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Sinulla on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä;
  • saada pääsy omiin tietoihisi ja tarkastaa itseäsi koskevat käsittelemämme henkilötiedot;
  • vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
  • vaatia henkilötietojesi poistamista;
  • vastustaa henkilötietojesi käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojesi käsittelyperusteena on oikeutettu etumme;
  • saada henkilötietosi koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että olet itse toimittanut kyseiset henkilötiedot meille, käsittelemme kyseisiä henkilötietoja sopimuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Sinun tulee esittää yllä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntösi meille tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi kirjallisesti ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä. Voimme kieltäytyä pyyntösi toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.
Sinulla on myös aina oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

12. Rekisterin suojauksen periaatteet

Kunnioitamme henkilötietojesi luottamuksellisuutta.
Manuaalista aineistoa säilytetään lukkojen takana. Digitaalisesti käsiteltävien henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, kulunvalvonnan, roolin mukaisten käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden avulla. Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä.
Henkilötietoja käsittelevät vain Lahti Aquan määrittelemät henkilöt, jotka ovat Lahti Aquan palveluksessa, sekä Lahti Aquan toimeksiannosta asiakasrekisterin ja siihen liittyvien tietojärjestelmien ylläpitämiseen tai kehittämiseen osallistuvat kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.

13. Tietoa evästeistä ja vastaavista teknologioista

“Eväste” on yleisesti käytetty pieni tekstitiedosto, jonka internet-selain tallentaa tietokoneellesi tai muulle päätelaitteellesi, kun vierailet verkkosivulla. Selain lähettää tiedon vierailustasi takaisin verkkosivulle, kun vierailet siellä uudestaan. Kaikki nykyaikaiset verkkosivut käyttävät evästeitä tarjotakseen sinulle personoidumman selainkokemuksen.
Kukin eväste on erikseen asetettu kullekin päätelaitteellesi ja evästeitä voi lukea ainoastaan sillä palvelimella, jolla eväste on asetettu. Koska eväste on sidottu selaimeen, eikä lähtökohtaisesti ole jaettavissa eri selainten tai laitteiden välillä (ellei jokin selain, lisäosa tai muu sovellus erikseen mahdollista tätä), evästeiden hallinnoimiseksi tekemät valintasi soveltuvat lähtökohtaisesti vain kyseiseen yksittäiseen selaimeen. Eväste ei voi ajaa ohjelmistoja, eikä sitä voida käyttää virusten tai muun haitallisen koodin toimittamiseen, eikä vahingoittamaan päätelaitettasi tai tiedostojasi. Yksittäistä käyttäjää ei voida tunnistaa pelkästään evästeen tai vastaavien teknologioiden käytön kautta.
Käytämme verkkosivuillamme Google Analyticsiä sen analysoimiseksi, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoamme. Google Analytics on Google Inc.:in (”Google”) tarjoama verkkoanalyysipalvelu, joka toimii käyttämällä evästeitä. Huomioithan, että Googlen sijoittamiin evästeisiin sovelletaan Googlen ehtoja ja käytäntöjä, joista löytyy lisää tietoa osoitteessa Googlen sivuilta. Voit estää Google Analyticsin käytön asentamalla selaimeen lisäosan. Huomioithan, että jos päätät estää Google Analyticsin käytön, se voi vaikuttaa verkkosivuston käyttöön ja estää sen ominaisuuksien ja toimintojen käytettävyyttä.

14. Yhteydenotot

Paras tapa jättää kaikki yllä mainittujen oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot Minun Aquani – palvelun kautta osoitteessa minun.lahtiaqua.fi. Yhteyttä voi ottaa myös sähköpostilla, henkilökohtaisesti toimipisteissämme sekä Lahti Aquan verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:
Lahti Aqua Oy
Soile Toivonen tai Kimmo Laahanen
PL 247
15141 Lahti

15. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.